Een geboorteakte vertalen klinkt als iets simpels, maar in de praktijk lopen veel mensen vast op detailfouten die weken vertraging opleveren. De akte zelf is een van de meest gevraagde documenten bij internationale procedures: van inschrijving in een nieuwe gemeente tot een huwelijksaanvraag, naturalisatie, erfeniszaak of erkenning van een kind in het buitenland. En in vrijwel al die gevallen volstaat een gewone vertaling niet. Er moet een beëdigde versie komen, en bovendien meestal voorzien van een apostille of legalisatie.
Welke versie van de geboorteakte heb je nodig?
Het eerste wat veel mensen niet weten: er bestaan verschillende soorten uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP) en uit de gemeentelijke burgerlijke stand. Voor internationaal gebruik is bijna altijd een meertalig modelformulier of een internationale uittreksel uit de geboorteakte nodig — dus niet de gewone Nederlandstalige versie. De gemeente kan beide afgeven. Vraag deze dus expliciet aan. Vervolgens hangt het van het bestemmingsland af of er ook nog een legalisatie nodig is. Voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag volstaat een apostille, af te halen bij de rechtbank. Voor andere landen moet het document via meerdere instanties worden gelegaliseerd, soms inclusief het ministerie van Buitenlandse Zaken.
De vertaling zelf: wat moet er kloppen?
Een beëdigd vertaler vertaalt niet alleen de tekst, maar ook stempels, kantmeldingen, handtekeningen en aantekeningen. Een veelgemaakte fout is om alleen het hoofdgedeelte te laten vertalen en te vergeten dat ook de aantekeningen op de achterkant of in de marge meetellen. Die kunnen bijvoorbeeld informatie bevatten over een latere naamswijziging, erkenning of adoptie, en die is juridisch relevant. Een goede beëdigde vertaling omvat dus de volledige inhoud van het document, inclusief alle officiële markeringen. Daarnaast moet de vertaling worden gehecht aan het originele document of een gewaarmerkte kopie. Wordt deze hechting verbroken, dan vervalt de geldigheid.
Wat kost het en hoe lang duurt het?
De prijs van een vertaling hangt af van de talencombinatie, de complexiteit van de tekst en de spoed. Voor een geboorteakte ligt het gemiddelde tussen de 50 en 100 euro voor de meest gangbare talen zoals Engels, Duits, Frans en Spaans. Voor minder gangbare talen kan het oplopen. De doorlooptijd is meestal twee tot vier werkdagen. Spoeddiensten zijn mogelijk maar duurder. Wie ook een apostille nodig heeft, moet rekening houden met extra tijd; informatie over de procedure is te vinden bij de Rijksoverheid. Veel mensen onderschatten dit en lopen daardoor tegen deadlines aan.
Veelgemaakte fouten op een rij
De meest voorkomende fouten zijn: een verouderde versie van de akte aanleveren (terwijl veel landen vragen om een uittreksel van maximaal zes maanden oud), de verkeerde taalversie laten vertalen, vergeten een apostille aan te vragen voordat de vertaling wordt gemaakt, en het loshalen van de hechting tussen origineel en vertaling om te scannen. Allemaal te voorkomen met een beetje vooronderzoek. Bel of mail bij twijfel altijd eerst de instantie die het document moet ontvangen. Een telefoontje van vijf minuten kan weken vertraging schelen.
