Er is geen wettelijk verplichte minimumafstand voor de fietsvergoeding in het woon-werkverkeer. Een werknemer die ook maar één kilometer fietst, heeft in principe recht op de vergoeding, tenzij jij als werkgever zelf een minimumafstand vastlegt in je arbeidsreglement of cao. Dat geeft je als werkgever meer vrijheid dan veel mensen denken, maar het vraagt ook om een bewuste keuze.

Wat de wet zegt over de fietsvergoeding minimum afstand

De Belgische wetgeving verplicht werkgevers om een fietsvergoeding te betalen aan werknemers die (een deel van) hun woon-werktraject met de fiets afleggen. Wat de wet niet doet, is een ondergrens opleggen aan de afstand. Er staat dus nergens wettelijk bepaald dat een werknemer minstens twee, vijf of tien kilometer moet fietsen om recht te hebben op de vergoeding. Fietst iemand één kilometer naar het station en neemt dan de trein, dan telt dat fietsgedeelte ook mee.

Het enige wat de wet wel vraagt, is dat de werknemer de fiets daadwerkelijk gebruikt voor het woon-werktraject. De vergoeding is bedoeld voor echte verplaatsingen, niet als symbolische bijdrage. Een werknemer die zijn fiets thuis laat en beweert te fietsen, heeft geen recht op de vergoeding.

Zelf een minimumafstand bepalen als werkgever

Als werkgever heb je de ruimte om intern een minimumafstand vast te leggen. Dat doe je via het arbeidsreglement of een sectorale of bedrijfseigen cao. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen dat je de fietsvergoeding pas uitbetaalt vanaf twee of vijf kilometer enkele rit. Dat is praktisch interessant als je wil vermijden dat werknemers voor een symbolische afstand van enkele honderden meter een dagelijkse vergoeding claimen.

Let wel op: zo’n drempel mag je niet willekeurig hoog zetten. Hij moet redelijk zijn en in lijn met de geest van de regelgeving, die werknemers wil aanmoedigen om de fiets te nemen. Een minimumafstand van vijftien kilometer zou veel werknemers uitsluiten en staat haaks op het doel van de vergoeding.

Hoe werkt de vergoeding in de praktijk?

De fietsvergoeding wordt berekend per kilometer. Het belastingvrije maximumbedrag per kilometer wordt jaarlijks vastgelegd. Betaal je niet meer dan dat maximumbedrag per kilometer, dan is de vergoeding vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale zekerheidsbijdragen. Betaal je meer, dan is het meerdere belastbaar loon.

Een kort rekenvoorbeeld: stel dat een werknemer vijf kilometer enkele rit fietst naar het werk. Met een vergoeding van 0,35 euro per kilometer (ter illustratie, controleer steeds het actuele tarief) krijgt die werknemer 1,75 euro per dag. Bij 220 werkdagen per jaar loopt dat op tot 385 euro, volledig vrijgesteld van belastingen. Dat is een tastbaar voordeel voor zowel de werknemer als de werkgever.

Gemengde trajecten: fiets én trein

Veel werknemers leggen hun woon-werktraject niet volledig met de fiets af. Ze fietsen een stuk naar het station, nemen dan de trein en fietsen aan de andere kant eventueel nog een eindje. In dat geval heeft de werknemer recht op de fietsvergoeding voor de gefietste kilometers én op de terugbetaling van de treinkosten voor het treingedeelte. Die twee vergoedingen sluiten elkaar niet uit. Dat maakt het interessant voor werknemers die in een gemengd systeem werken.

Wat als een werknemer soms fietst en soms niet?

De fietsvergoeding is in principe gekoppeld aan de dagen waarop de werknemer effectief fietst. Fietst iemand drie dagen per week en rijdt diezelfde persoon de andere twee dagen met de auto of het openbaar vervoer, dan heeft hij of zij recht op de vergoeding voor die drie fietsdagen. Je betaalt dus niet automatisch een vaste maandelijkse som, tenzij je intern afspraken maakt over een forfaitaire regeling gebaseerd op een gemiddelde.

Als werkgever is het slim om dit praktisch te regelen: vraag werknemers om hun fietsdagen bij te houden of werk met een eenvoudig aanwezigheidssysteem. Zo vermijd je discussies achteraf.

Samengevat: een wettelijke minimumafstand voor de fietsvergoeding bestaat niet in België. Jij kunt als werkgever zelf een redelijke drempel instellen, maar ben je dat niet van plan, dan heeft elke fietsende werknemer recht op de vergoeding voor elke gefietste kilometer. Controleer het actuele kilometertarief bij Acerta of de bevoegde sectorale paritaire commissie, zodat je zeker binnen de belastingvrije grens blijft.